L'électronique est l'avenir de l'archivage. Toute entreprise doit se poser une question et chercher des réponses chez les prestataires. Du respect de la norme d'archivage électronique Z42-013 à la signature intégrée, elle doit fixer son niveau d'exigence.

Mutuelles, caisses de retraites et assurances reçoivent tous les jours des milliers de courriers, fax et autres formulaires. La dématérialisation systématique de ces flux et l'intégration des données dans les applications métiers commencent à se généraliser.

Les similitudes dans les offres proposées par les spécialistes de l'archivage électronique masquent souvent de vraies différences. Ces dernières s'expliquent notamment par l'origine des acteurs

Avec la dématérialisation croissante des flux dans les entreprises, le recours au format PDF/A se généralise. Normalisé, fidèle et durable, il a pourtant des inconvénients. Est-il vraiment incontournable ? Comment optimiser son utilisation ?

Alors que l'économie reste marquée par une forte léthargie, les prestataires en archivage font mieux que résister. Externalisation oblige, ils tirent leur épingle du jeu et profitent d'un environnement juridique qui pousse les entreprises à confier leurs archives à des sociétés spécialisées.

Chaque année, des centaines de milliards d'e-mails sont échangées dans le monde ; la tendance ne semble pas s'inverser. Pour gérer cette avalanche, les entreprises peuvent, au choix, déployer une solution d'archivage électronique ou faire appel à un tiers archiveur.

Malgré son expertise, l'archiviste est de plus en plus souvent tenu à l'écart des projets d'archivage numérique. Le stockage sécurisé, piloté presque exclusivement par les pros de l'informatique, prend le pas sur une politique d'archivage raisonnée. Comment expliquer cette tendance ?

Avec le records management, les documents sont pris en main de plus en plus tôt dans leur cycle de vie, souvent dès leur création au format électronique. Les tiers archiveurs se sont adaptés, en proposant de nouvelles offres intégrées, associant les documents papier et les records électroniques.

Conseils aux professionnels français pour la mise en place d'un système d'archivage électronique (SAR) dans une organisation publique ou privée. Les étapes clés : l'étude d'opportunité et environnement juridique ; étude de faisabilité et environnement financier et technique ; cahier des charges ; analyse des réponses et choix du prestataire ; etc.

Evolution des pratiques d'archivage électronique dans les entreprises françaises, depuis 2008. Un tiers des organisations font aujourd'hui de l'archivage électronique, contre 26% en 2008. L'échange de la gestion de données dématérialisées pose la question du support alors que l'archivage électronique est en plein boom et que les premiers usages du cloud computing sont expérimentés dans les sociétés. Le défi : identifier les supports les mieux à même de garantir la valeur probante du document numérique, tout en répondant aux exigences de volumétrie, de disponibilité et de pérennité.

Points clés de la norme publiée le 20 juillet 2012, Afnor NF Z 42-020, intitulée ″Spécifications fonctionnelles d'un composant coffre-fort numérique destiné à la conservation d'informations numériques dans des conditions de nature à en garantir leur intégrité dans le temps″. Une nouvelle norme relative au coffre-fort numérique (ou CCFN pour composant coffre-fort numérique) qui est le résultat de réflexions conduites depuis plus de trois ans. Elle contribue à la question de l'intégrité dans le domaine de l'archivage électronique.