Plus rien ne s'oppose à une dématérialisation quasi-systématique de tout document en entreprise, si ce n'est la traditionnelle résistance au changement

Zoom, en septembre 2010, sur la sécurisation des échanges électroniques qui reste le véritable enjeu de la dématérialisation des documents en France. Ainsi, selon une étude réalisée par le cabinet SerdaLab en 2009 auprès de 134 organisations publiques et privées, 52% de ces organisations pratiquent la dématérialisation (58% dans le secteur privé et 44% dans le secteur public) et 37% ont un projet de dématérialisation en cours. La principale motivation de ces organisations est l'amélioration du partage et de la circulation des informations.

Point sur la dématérialisation des marchés publics et des appels d'offres en France, à l'occasion de l'arrivée au 1er janvier 2012 d'une réglementation obligeant les acheteurs publics à accepter les offres transmises par voie électronique. Si les administrations se disent prêtes, les entreprises semblent peu enclines à profiter de la nouvelle législation. En cause : le manque d'information, la question de la signature électronique et les flous entourant l'accès aux appels d'offre.

Place croissante, dans les entreprises françaises, de la numérisation des bons de commande, alors que la technologie utilisée assure une sécurité des informations transmises bien supérieure à celle des bons papiers (risques d'erreurs de saisie, suivi aléatoire, manque de visibilité, lenteur du traitement...). Une infaillibilité qui, couplée à une rapidité de transmission des données inégalée, permet aux sociétés utilisatrices de réaliser de vrais gains de productivité.

Volonté du gouvernement français de dématérialiser les marchés publics. Un secteur qui représente entre 100 et 144 milliards d'euros, soit autour de 10 % du PIB, et dont l'accès aux entreprises, via la dématérialisation, pourrait être facilité. Le principe ? la publication des offres en ligne, ainsi que la constitution des dossiers et la soumission, et enfin l'archivage.

Difficulté des très petites entreprises françaises à se débarrasser du papier bien que la dématérialisation se démocratise. Alors que certaines rechignent encore à sauter le pas, d'autres, malgré un départ prometteur, ne vont pas au bout de leur démarche. La raison : la dématérialisation y est souvent gérée à tort comme un projet exclusivement technologique, sans que ne soient pris en compte les nombreux bouleversements managériaux qui en découlent. Car la dématérialisation est d'abord un projet managérial de conduite du changement avant d'être un projet informatique.

Lumière sur les risques liés à la pérennité de l'accès aux données archivées numériquement. Alors que les données numériques viennent remplacer les cartons d'archivages, de nombreuses inquiétudes apparaissent concernant la conservation de ce format de données, avec la crainte de ne plus pouvoir lire le support ou de perdre les données en cas d'évolution technologique majeure. Des risques qui peuvent être minimisés, ou être complètement maîtrisés.

Point sur le paradoxe des PME françaises qui, freinées par l'accroissement exponentiel de la masse de données, ont peur d'introduire des solutions Big data pour les générer, avec conseils sur la méthode à appliquer. Si l'intérêt de dématérialiser est généralement bien compris par les entreprises, à l'inverse, elles ne s'organisent pas bien pour faire face aux problématiques qui en découlent. Pourtant le big data pourrait à long terme être le seul moyen pour rester compétitive. Les étapes clés : l'intelligence organisationnelle ; créer de la valeur.

Nécessité, en juin 2015, de mettre en avant l'impact de la dématérialisation et de la gestion électronique de document en France. Le constat : 88% des entreprises françaises ont un indice de transformation numérique (ITN) inférieur à 50% ce qui démontre que les enjeux de la dématérialisation ne sont pas pris en compte. Alors que les outils sont là, que l'Etat encourage la dématérialisation à travers la simplification des échanges interentreprises, les procédures, organisations et usages résistent à la dématérialisation.

Montée en puissance des start-up de l'affacturage en France en 2016. Leur moteur : offrir des prestations rapides, souples et moins coûteuses grâce à l'emploi des technologies numériques. Elles s'approprient aisément le marché des PME-TPE ayant jusqu'à présent des difficultés à accéder aux crédits bancaires et largement délaissées par les affactureurs classiques. Mais ces derniers ne veulent pas se laisser distancer et contre-attaquent sur les marchés qu'ils dominent. Explications avec témoignages de professionnels.

Recours croissant en France aux solutions comptables externalisées à destination des entreprises et des cabinets comptables qui s'ouvrent massivement aux solutions automatisées. L'informatisation des tâches comptables permet aux entreprises de réduire les coûts dévolus au suivi de la comptabilité et de s'assurer une certaine qualité des prestations. Pour les cabinets ou les services comptabilités des grandes entreprises, l'automatisation leur permet de se recentrer sur des tâches de plus grande valeur ajoutée comme le conseil et la gestion administrative par exemple.

Les organismes sociaux sont traditionnellement de très gros producteurs de documents en tous genres. La dématérialisation leur permet de traiter plus rapidement et plus efficacement des volumes qui se mesurent en plusieurs centaines de millions de pièces.