L'apparition de briques collaboratives au sein des logiciels de gestion électronique des documents ou de gestion de contenu d'entreprise ne suffisent pas à développer le travail collaboratif au sein d'une entreprise. Ces outils restent avant tout basés sur les documents et la connaissance, là où les réseaux sociaux d'entreprise sont par exemple réellement dédiés au travail commun.

En quelques années, les services d'archives ont multiplié les projets d'indexation collaborative. Bonne nouvelle : les Français répondent présents et contribuent à donner de la visibilité à notre patrimoine documentaire.

La mise en place de solutions de GED (gestion électronique des documents) collaborative progresse dans les entreprises françaises, selon l'édition 2019 de l'enquête réalisée par "Archimag" et Jalios. Pour la première fois, le nombre de collaborateurs qui échangent entre eux avec un même outil dépasse la basse des 50%. La mise en place d'une plateforme collaborative unique se développe progressivement. Cela concerne 8% des organisations cette année, contre moins de 5% en 2018.

A l'heure du confinement de 2020, disposer d'une digital workplace, un environnement de travail numérique et nomade, devient crucial pour de nombreux collaborateurs au sein des organisations. Outil quotidien qui permet aussi bien de remplir ses tâches que de collaborer avec ses collègues à travers diverses fonctions (partage de documents, outils de gestion de projet, etc.), la digital workplace s'impose peu à peu comme une incontournable.

Le confinement du printemps 2020 a été l'occasion pour les entreprises de faire le point sur leurs outils de travail numériques. Ainsi, 57 % des collaborateurs interrogés par "Archimag" trouvent que leurs attentes et besoins ne sont pas suffisamment pris en compte lors du choix des outils. Parmi les fonctionnalités les plus attendues des digital workplaces se trouvent le stockage partagé et la possibilité de créer des espaces collaboratifs de travail, tous deux à 70 %, et la visioconférence à 64 %.

Longtemps isolée au sein des organisations, la Ged, gestion électronique de documents, tend à devenir collaborative en 2020. Partage facilité de documents, possibilité de commenter ou de recommander les documents, déléguer l'archivage ou la diffusion d'un document, les nouvelles possibilités ouvertes pas plus de collaboration sont nombreuses. Cette nouvelle orientation rime généralement avec agilité, au sein des organisations, et s'inscrit donc dans une dynamique plus globale. L'année 2020, marquée par le Covid-19 et la généralisation du télétravail, s'avère favorable à ce type de changement.

Fonction capitale pour mettre en place une démarche d'intelligence collective, la veille reste encore peu valorisée dans les organisations. Selon une enquête d'"Archimag" de 2021, elle ne regroupe que un à trois collaborateurs dans 72 % des cas. La veille informationnelle reste la plus répandue, à 87 %, devant la veille sectorielle à 44 % et la veille technologique, juridique et réglementaire à 40 %.

Un environnement adapté constitue l'une des clés de l'adoption d'une digital workplace. Pour que les employés soient à l'aise avec la plateforme numérique déployée en interne, il faut que celle-ci soit adaptée à leurs besoins, à la fois individuels et collectifs. Hiérarchisation et organisation des informations, accès personnalisés selon les individus, plusieurs critères doivent être pris en compte sur le support digital. Les outils choisis peuvent même provenir du shadow IT s'ils sont appropriés et qu'une sécurité spécifique est mise en place.

Une digital workplace "user friendly", ou "conviviale", sera plus facilement adoptée par les travailleurs au début. Mais pour qu'ils prennent ensuite l'habitude de l'utiliser et restent dessus, l'outil doit surtout démontrer sa plus-value en matière d'apports collaboratifs et métier. Ce sont eux qui vont réellement motiver les usagers et leur prouver l'utilité de la digital workplace.

On peut rêver pour ses équipes d’une digital workplace transversale qui facilite la communication, améliore la collaboration et capitalise les connaissances. Mais dans la réalité, certains freins nuisent à l’adoption d’une plateforme collaborative, comme la résistance au changement, le manque d’appui du management, ou encore une organisation en silos. Mais alors, comment optimiser sa digital workplace pour en faire un outil incontournable qui réponde aux attentes des collaborateurs et des décideurs ?