Pour parvenir à une entreprise "zéro papier", tant en interne qu'en externe, une solution semble s'imposer : avoir recours à un système de GED, gestion électronique des documents. Bien utilisé, accepté par toute la hiérarchie et expliqué à tous, un outil de GED peut grandement faciliter le processus de dématérialisation dans une société, et lui permettre de réaliser des économies non négligeables.

La dématérialisation des factures, obligatoire et généralisée depuis le 1er janvier 2020, apporte un gain de temps et de fiabilité, ainsi qu'une sécurisation. Elle concerne désormais l'ensemble des collectivités et des fournisseurs, y compris les plus petits, mais tous n'ont pas franchi le cap. Pour Les entreprises à la traine, un accompagnement s'impose. Mais du côté des collectivités, certaines connaissent également des difficultés.

La législation française pousse les entreprises à dématérialiser leurs flux documentaires avec comme objectif, à terme, de passer à l'ère du zéro papier. Bulletins de paie et factures électroniques s'imposent peu à peu, l'obligation de facturation électronique concernant déjà les entreprises de plus de 5000 salariés et les personnes publiques. Des progrès restent cependant à faire sur les questions de l'identification numérique et des services de confiance comme la signature électronique, dans le cadre du règlement européen eIDAS. Détail. Pas de chiffres.

La dématérialisation s'apprête à franchir une nouvelle étape avec l'obligation de recourir aux factures électroniques pour les entreprises souhaitant travailler avec le secteur public. La mesure concerne près d'un million de fournisseurs du secteur public. L'objectif consiste à faire du secteur public une locomotive pour l'ensemble de l'économie française. Des avantages à la fois écologiques et économiques, en raison d'une automatisation des tâches, sont alors visés. Toutefois, le processus d'automatisation appelle aussi plusieurs défis, notamment en matière de conformité. Des précisions.

A compter de 2025, l’ensemble des entreprises françaises, toutes tailles confondues, devront utiliser la facture électronique pour leurs échanges BtoB (business to business), que ce soit avec leurs clients ou leurs fournisseurs. Le déploiement est déjà en marche : 47 millions de factures électroniques ont été émises en 2019 en France, contre 11 millions en 2017 et 27 millions en 2018. Pour l'Etat, la facturation dématérialisée représente un moyen pour lutter contre la fraude à la TVA et simplifier sa collecte. Sa mise en oeuvre se révèle globalement simple, à condition de bien le préparer.

Numérisation, Lad/Rad, Ged, référentiel, workflow, portail, EDI... Autant de termes que de transformations, d'outils à mettre en place ou à optimiser. Ces éléments sont constitutifs d'un projet de dématérialisation de factures fournisseurs et doivent être clairement définis et rigoureusement développés. Roadmap, principes clés et bonnes pratiques.

Depuis l'entrée en vigueur du volet dédié de la loi Agec, le 1er août 2023, les commerçants ne sont plus obligés d'imprimer les tickets de caisse. L'inflation durable limite, pour l'instant, son impact. Données chiffrées.

Les entreprises françaises ont à leur disposition plusieurs solutions informatiques pour se conformer à l'obligation, depuis le 1er janvier 2017, de la dématérialisation de leurs factures en lien avec les organismes publics. Elles peuvent être déployées sous en mode Saas, soit sur les infrastructures existantes. Des précisions sur les fonctions essentielles et panorama des solutions existantes. Pas de chiffres.

Les réglementations françaises et européennes évoluent en faveur des factures électroniques. Les dates butoirs lancées pour la dématérialisation des factures entre l'Etat et ses fournisseurs entraînent également l'adoption de la facturation électronique dans le secteur privé. Toutefois, des progrès restent à faire. Pour l'heure, la part de factures électroniques reste encore inférieure à celles des factures papier. En 2017, elle ne dépassait pas 15%. Pourtant, des économies sont à la clé. Explications et détails sur la réglementation ainsi que la méthode à adopter. Peu de chiffres.

La facturation électronique va peu à peu devenir obligatoire au sein des entreprises françaises. En 2021, près de 60 % des organisations interrogées par "Archimag" et DocuWare s'intéressent ou se disent ainsi prêtes à adopter un logiciel dédié de dématérialisation des factures. L'offre est abondante dans l'Hexagone et le marché bénéficie d'une large diversité en matière de tarifs ou de services proposés, ce qui devrait permettre de répondre aux besoins des petites comme des grandes entreprises.

Les entreprises françaises seront obligées d'accepter les factures électroniques à partir du 1er janvier 2023 dans le cadre du commerce inter-entreprises, puis auront deux ans de plus pour les émettre de la même façon si ce n'était pas déjà le cas. L'Etat souhaite généraliser cette manière de faire pour lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, sécuriser les relations commerciales et améliorer la compétitivité des sociétés : une facture électronique est dix fois moins onéreuse à traiter qu'un équivalent papier.

Le grand chamboulement de la facturation arrive à grands pas. Si le calendrier a été retardé, les entreprises ne doivent pas pour autant procrastiner davantage. Cette réforme complexe et difficile à déployer nécessite du temps. Il faut parfois compter jusqu’à quatorze mois, en fonction de la maturité de l’entreprise, pour un projet de dématérialisation. Le compte à rebours est donc lancé. Les petites entreprises peuvent elles aussi s’acculturer aux transformations qui vont bouleverser le mode de facturation en France à l’horizon 2026. Peu de chiffres.