Pour parvenir à une entreprise "zéro papier", tant en interne qu'en externe, une solution semble s'imposer : avoir recours à un système de GED, gestion électronique des documents. Bien utilisé, accepté par toute la hiérarchie et expliqué à tous, un outil de GED peut grandement faciliter le processus de dématérialisation dans une société, et lui permettre de réaliser des économies non négligeables.

L'essor forcé du télétravail en raison de la crise de Covid-19 a propulsé un peu plus les systèmes de GED (gestion électronique des documents) au coeur des entreprises. Dans un fonctionnement à distance où tous les documents sont dématérialisés, un tel outil devient indispensable. Le marché de la GED affiche une croissance annuelle de 15 % et pourrait peser 5 milliards d'euros en 2024, selon l'association professionnelle eFutura.

Plus besoin d'ordinateur ni de scanner pour numériser des textes ou des photos. Avec la bonne application, un simple smartphone suffit pour archiver tous types de documents, les modifier et les sauvegarder en ligne.

Longtemps réservés aux grandes entreprises, les systèmes GED (gestion électronique de documents) commencent à s’implanter dans l’univers des entreprises petites ou moyennes, voire des très petites entreprises. Les éditeurs de logiciels spécialisés ont en effet mis au point des solutions offrant des fonctionnalités adaptées à l’ensemble de leurs besoins économiques, organisationnels et réglementaires. Mais surtout ils offrent aux PME et TPE la possibilité d’y accéder à des conditions financières compatibles avec leur capacité d’investissement. Détails. Données chiffrées.

La problématique du "zéro papier" dans les entreprises est récurrente en France depuis plusieurs années. Sa consommation pourrait représenter 3 à 5 % du CA d'une société, sans compter l'impact environnemental. Afin de tendre vers une non-utilisation du papier, certaines entreprises font donc le choix de se doter de logiciels d'impression permettant de mieux gérer et rationaliser les flux d'impression.

Les médias, de plus en plus nombreux et aux formats informatiques divers, nécessitent une organisation plus efficace que la simple GED - gestion électronique des documents (appliquée aux papiers) dans les entreprises. Le DAM (digital asset management) apparait ainsi comme la solution pour gérer les ressources multimédias telles que les vidéos, illustrations sonores et graphiques. Le DAM permet d'économiser de l'espace de stockage et d'organiser ces "actifs" numériques, afin de mieux les retrouver. Le DAM aide également au travail collaboratif entre départements ou filiales de l’entreprise.

La plupart du temps, le producteur d'un document bureautique n'a pas pour fonction principale d'en assurer aussi le classement et l'archivage. De plus en plus, des professionnels de l'information prennent le relais. Il y a de quoi faire !

Les plateformes de Ged transversales se développent dans le but de : fédérer, tracer et diffuser l'ensemble des contenus électroniques créés en interne ou sur le web. En opposition aux silos documentaires isolés, "la Ged transverse permet de capitaliser un ensemble de documents (RH, finance, bons de transport...) et éventuellement de préparer leur archivage intermédiaire ou définitif", comme l'explique Eric Le Garec, cofondateur de la société de services BlueXML, experte des projets liés à la gestion de contenu.