Le cleaning day a plusieurs objectifs : faire le tri dans tous les papiers accumulées par une entreprise au fil des années ; réduire le nombre de documents papiers pour se concentrer sur ceux numériques ; libérer de l'espace pour un potentiel réaménagement des bureaux. Cette pratique assez simple consiste à reprendre tous les papiers qui sont présents sur les bureaux et dans les étagères d'une entreprise pour éliminer ceux qui peuvent l'être, en numériser d'autres, et archiver ce qui doit l'être.

Souhaitant améliorer la communication auprès de ses milliers d'étudiants et renforcer leur engagement, l'université de Cergy-Pontoise (Val d'Oise) a développé MyUCP, une application mobile qui leur propose un contenu dynamique et personnalisé. Développée en quelques mois grâce à la plateforme campusM d'Ex Libris, elle transforme la relation des étudiants avec l'institution.

L'apparition de briques collaboratives au sein des logiciels de gestion électronique des documents ou de gestion de contenu d'entreprise ne suffisent pas à développer le travail collaboratif au sein d'une entreprise. Ces outils restent avant tout basés sur les documents et la connaissance, là où les réseaux sociaux d'entreprise sont par exemple réellement dédiés au travail commun.

Qu'il soit papier ou numérique, le courrier reste un flux majeur à gérer dans les organisations en 2020. Certaines mettent en place des dispositifs de gestion électronique des documents pour basculer dans le tout numérique, d'autres font appel à des prestataires externes qui prennent en charge cette gestion. Dans tous les cas, le courrier revêt des caractéristiques différentes selon les services concernées : gérer l'arrivée d'une facture au service comptabilité ne demandera pas les mêmes ressources qu'envoyer une fiche de salaire à un employé depuis le service ressources humaines.

La vingt-sixième édition du salon Documation qui se tiendra les 26, 27 et 28 mai prochains est la première de la décennie 2020. L’occasion de se projeter sur les tendances immédiates comme plus lointaines tout en préparant son parcours parmi les conférences. "Archimag" est partenaire de Documation.

Le marché français des solutions de gestion des processus documentaires est évalué à plus de 2,4 milliards d'euros en 2019. Un montant en hausse, qui devrait continuer sur cette voie en 2020. Il profite notamment de l'arrivée de l'intelligence artificielle au sein de ses logiciels. Celle-ci est en train de s'imposer comme un incontournable afin de gagner en efficacité dans la recherche d'information, surtout que les quantités de données concernées sont de plus en plus grandes.

La mise en place de solutions de GED (gestion électronique des documents) collaborative progresse dans les entreprises françaises, selon l'édition 2019 de l'enquête réalisée par "Archimag" et Jalios. Pour la première fois, le nombre de collaborateurs qui échangent entre eux avec un même outil dépasse la basse des 50%. La mise en place d'une plateforme collaborative unique se développe progressivement. Cela concerne 8% des organisations cette année, contre moins de 5% en 2018.

Les logiciels de gestion d'archives doivent proposer une double gestion en 2019 : celle des documents papier et celle des documents numériques, qui se côtoient toujours au sein des entreprises et organisations. Pour les prestataires, il s'agit donc de proposer les meilleurs services tout en combinant cette double facette. De nouvelles options d'import font par exemple leur apparition, de même que la prise en charge de formats inédits. La mise à disposition des logiciels en mode SaaS ou via une licence continue également de cohabiter.

Longtemps isolée au sein des organisations, la Ged, gestion électronique de documents, tend à devenir collaborative en 2020. Partage facilité de documents, possibilité de commenter ou de recommander les documents, déléguer l'archivage ou la diffusion d'un document, les nouvelles possibilités ouvertes pas plus de collaboration sont nombreuses. Cette nouvelle orientation rime généralement avec agilité, au sein des organisations, et s'inscrit donc dans une dynamique plus globale. L'année 2020, marquée par le Covid-19 et la généralisation du télétravail, s'avère favorable à ce type de changement.

Présent dans 109 pays et gérant des milliers de documents papier, le groupe français Bolloré Transport & Logistics est confronté à une gestion documentaire chronophage. Pour améliorer ses process, l'entreprise travaille depuis plusieurs années avec Partitio, un expert français en dématérialisation et intégrateur de la plateforme spécialisée ECM Onbase. Grâce à elle, les documents sont convertis en numérique afin de faciliter leur traitement et leur circulation entre les différents collaborateurs, partenaires et clients.

Depuis 2006, le Département des Alpes-Maritimes utilise une solution de gestion électronique du courrier. En 2021, cette dernière a commencé à montrer des signes de faiblesse : trop chronophage, elle ne répondait plus aux usages numériques actuels. Le Département a donc décidé d'adopter un nouvel outil et a opté pour FlowerDocs, développé par Arondor. Il s'agit d'une solution de numérisation globale du courrier permettant d'éviter la circulation du papier et de centraliser plus facilement les informations.

Outil de gestion de contenu d'entreprise, la Ged doit être choisie avec minutie par les organisations selon leurs besoins, leurs attentes, leur préférence, etc. Sept critères peuvent être particulièrement importants : numérique écoresponsable, open source ou propriétaire, saas ou on-premise, standards, normes et agréments, fonctionnalités, collaboratif et modules.